Agent d'exploitation 30% (F/H/D)

L’Institut de Hautes Etudes Internationales et du Développement recherche un : Agent d’exploitation 30% (F/H/D) DEPARTEMENT/CENTRE/PROGRAMME/SERVICE : département Evenements CONTRAT : Contrat à durée indéterminée (CDI) Taux d’activité : 30% annualisé (Horaires irréguliers y compris soirées, quelques weekends et jours fériés (Planification à un mois)) delai de postulation : 31.03.26 Début du contrat : 06.04.2026 Présentation de l’Institut : Le Geneva Graduate Institute, fondé en 1927, est un centre d'excellence mondialement reconnu pour l'étude des relations internationales et du développement. Situé à Genève, en Suisse, l'institut offre un environnement académique stimulant, multiculturel et interdisciplinaire. Il propose des programmes de master et de doctorat, et mène des recherches de pointe sur les grands défis mondiaux. Présentation du Service : Le Service Événements fait partie du service Communication et est composé d’une équipe de 10 personnes. Durant toute l’année, il organise près de 700 évènements sur tous les sites de l’IHEID : Maison de la paix, Résidence étudiantes, Villa Barton. Votre rôle : Sous la responsabilité de la responsable du pôle Events, vous assurez l’aspect logistique et mise en place lors des événements, depuis l’analyse des besoins jusqu’à l’exploitation pendant et le suivi après l’événement. Vous êtes garant du matériel et du mobilier des salles de conférences et auditoriums sur les différents sites de l’Institut. Vous fournissez un support adéquat aux coordinateurs en charge des projets et êtes le point de contact logistique avant, pendant et après les événements. Vous installez, effectuez la mise en place / changement de configuration et contrôlez l’entier du mobilier pour chaque manifestation. Vous êtes responsable de la réalisation des prestations logistiques de qualités et de l’exploitation des équipements pour les clients internes et externes de l’Institut. Vous assurez la gestion et le contrôle du stockage et de l’état du matériel au fil de l’année. Vos principales responsabilités : Analyse en amont des besoins liés aux événements, proposition de conseils adaptés aux utilisateurs/clients internes/externes. Planification des mises en place et changements de configuration en fonction des besoins. Accompagner et suivre les demandes/besoins clients en fonctions des événements. Réceptionner les fiches de conférence via le système de gestion des événements (Ungerboeck) et prendre connaissance des missions à effectuer lors des événements. Commande et suivi de matériel pour réassort du stockage. Suivi de l’inventaire sur les différents sites de la Maison de la paix. Petites réparations, manutentions et travaux divers. Assurer que la mise en place est correcte et conforme aux besoins selon les fiches de conférences. Ranger, maintenir et gérer le matériel/ mobilier des différents espaces de l’Institut. Pour réussir dans ce rôle vous devrez : Apprentissage AFP ou équivalent Expérience dans un poste similaire de 3 ans minimum Organisé, autonome et polyvalent, vous avez le sens des priorités et disposez d’une forte capacité à vous adapter aux changements. Habile manuellement D’excellente présentation, vous possédez un fort esprit d’équipe et avez un bon sens de la communication. Fortement orienté.e clientèle et disposant d’un grand sens du service, vous êtes proactif.ve, volontaire, autonome et consciencieux.se. Ayant l’esprit d’initiative, vous cherchez les solutions tout en prévenant les problèmes. A même de travailler en flux tendus avec pics d’activité Horaires flexibles : matin, soirées, quelques week-ends et jours fériés Vous avez une grande résistance au stress et capacité à agir ainsi qu’à résoudre des problèmes dans l'urgence, ceci dans un environnement exigeant. Maitrise du français connaissances de l'anglais niv. B1 – un atout Bonne connaissance des outils bureautique (suite MS Office) – un atout Vous êtes également titulaire d’un Permis de conduire B Ce que nous allons pouvoir vous apporter : Travailler avec une grande communauté internationale d’utilisateurs venant d’horizons divers. Poste intéressant avec des tâches variées. Bonne ambiance dans une équipe à taille humaine. Au cœur de la Genève internationale. 5 semaines de vacances au prorata temporis Suivez-noussur LinkedIn Notre process de recrutement si vous êtes sélectionné.e : Vous serez contacté·e par email pour compléter un Assessment Un entretien à l’Institut ou en visio (selon votre lieu de résidence) avec les Ressources Humaines pour mieux cerner vos motivations et vos compétences personnelles. Un dernier entretien avec le.la superviseur.e qui se fera une joie de répondre à vos questions plutôt orientées métier. Comment postuler ? Nous vous invitons à soumettre un dossier complet au format PDF avec les documents suivants : 1) une lettre de motivation 2) un CV 3) diplômes 4) certificats de travail Nous sommes un employeur qui respecte l'égalité des chances et valorisons la diversité au sein de notre entreprise. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur l'âge, l'état civil, le handicap, la race, l'origine nationale, la couleur, le sexe, l'orientation sexuelle ou la religion. Pour plus d'informations, les candidats sont invités à consulter le site Internet de l'Institut : graduateinstitute.ch Veuillez noter que les offres reçues par courrier ne seront pas prises en compte.